Polityka prywatności i plików cookie

Obowiązuje od: 18.10.2026

Ten dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza platforma PIP.VERTRIX dostępna pod adresem https://vertrix.space, w jakim celu, jak długo i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Stanowi informację, o której mowa w art. 13 i 14 RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest TMS GROUP EUROPE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Metalowców 13, 41-500 Chorzów, KRS 0000284962, NIP 6342647535, REGON 240625211 (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie na adres siedziby: ul. Metalowców 13, 41-500 Chorzów.

2. Czyje dane przetwarzamy

Użytkownicy — osoby, którym organizacja nadała dostęp do PIP.VERTRIX (pracownicy i współpracownicy).
Osoby kontaktowe klientów i partnerów — osoby wpisane do kartoteki klientów lub występujące w zapisanej korespondencji i dokumentach projektów.
Osoby odwiedzające stronę logowania — w zakresie danych technicznych niezbędnych do jej wyświetlenia.

3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Dane	Cel	Podstawa prawna
imię, nazwisko, adres e-mail, rola, zdjęcie profilowe (jeśli dodane), preferowany język	założenie i obsługa konta, logowanie, przypisywanie zadań i powiadomienia e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa, w tym realizacja zadań służbowych) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes — organizacja pracy)
wpisy w chronologii projektów, zadania, decyzje, notatki z rozmów i spotkań, ustalenia briefingów	prowadzenie projektów i rozliczalność działań	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (organizacja i dokumentowanie pracy)
dziennik audytu (kto, co i kiedy zmienił), adres IP i informacje o logowaniu	bezpieczeństwo, rozliczalność, wykrywanie nadużyć, ograniczanie prób logowania	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo systemu i ochrona przed roszczeniami)
informacja o obecności w aplikacji (kto jest zalogowany i w którym widoku pracuje), obecność podczas briefingów	koordynacja pracy zespołu i dokumentowanie przebiegu briefingów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (organizacja pracy)
korespondencja e-mail zapisana w projekcie (nadawca, odbiorcy, temat, data, treść oraz załączniki — zapisywane jako dokumenty projektu; programy, skrypty i pliki powyżej 25 MB są pomijane)	dokumentowanie komunikacji dotyczącej projektu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie projektów i dochodzenie lub obrona roszczeń)
dane osób kontaktowych klientów (imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko)	obsługa relacji z klientami i realizacja projektów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt biznesowy)
dokumenty dodane do projektów	prowadzenie dokumentacji projektów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
identyfikator telefonu do powiadomień (token push), rodzaj systemu (Android/iOS) — tylko w aplikacji mobilnej	powiadomienia o przydzielonych zadaniach i przypomnieniach	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (organizacja pracy); powiadomienia można wyłączyć w ustawieniach telefonu

Korespondencja trafia do PIP.VERTRIX wyłącznie wtedy, gdy użytkownik zapisze ją przyciskiem we wtyczce pocztowej albo prześle kopię na adres skrzynki organizacji. PIP.VERTRIX nie przegląda skrzynek pocztowych użytkowników.

Dane osób kontaktowych pochodzą od użytkowników, którzy wprowadzili je w związku z realizacją projektów, lub z korespondencji tych osób.

Podanie danych przez użytkownika jest warunkiem korzystania z platformy. Administrator nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Sygnały i rekomendacje w aplikacji są podpowiedziami opartymi na jawnych regułach — decyzje podejmują ludzie.

4. Odbiorcy danych

Dostęp do danych projektu mają osoby z zespołu tego projektu oraz uprawnieni administratorzy organizacji. Dane powierzamy dostawcom, którzy przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie:

IONOS SE (Niemcy) — serwer, na którym działa aplikacja i baza danych,
home.pl S.A. (Polska) — obsługa poczty wysyłanej i odbieranej przez skrzynkę organizacji,
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irlandia) — logowanie kontem Microsoft (Entra ID) oraz wtyczka do programu Outlook, jeśli użytkownik z niej korzysta,
Google Ireland Ltd. (Irlandia) — dostarczanie powiadomień push do aplikacji mobilnej (Firebase Cloud Messaging) oraz dodatek do Gmaila, jeśli użytkownik z niego korzysta,
Apple Distribution International Ltd. (Irlandia) — dostarczanie powiadomień na iPhone'y (Apple Push Notification service).

Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Aplikacja i jej dane są przechowywane na serwerze w Unii Europejskiej. Jeżeli w związku z usługami firmy Microsoft lub Google dane mogłyby trafić poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

6. Okres przechowywania

dane konta — przez czas posiadania dostępu do platformy, a po jego usunięciu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń; wpisy w historii i audycie pozostają podpisane imieniem i nazwiskiem autora, ponieważ stanowią dokumentację projektów,
dane projektów, korespondencja i dokumenty — przez czas prowadzenia projektu i archiwizacji jego dokumentacji; organizacja może ustawić automatyczne usuwanie starszych wiadomości i dokumentów (reguły retencji),
kopie zapasowe — tworzone codziennie i przechowywane przez 7 dni, po czym są automatycznie usuwane,
dane techniczne i logi serwera — przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa usługi,
identyfikator telefonu do powiadomień — do wylogowania w aplikacji; nieaktywne identyfikatory są usuwane automatycznie.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania — w przypadkach przewidzianych w RODO,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z Administratorem (punkt 1).

8. Bezpieczeństwo

Połączenie z platformą jest szyfrowane (HTTPS). Dostęp do projektu mają tylko osoby z jego zespołu. Każda zmiana jest zapisywana w dzienniku audytu. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, a hasła i klucze integracji — w postaci zaszyfrowanej. Organizacja może wymagać weryfikacji dwuetapowej. Dokumenty są udostępniane linkami ważnymi 5 minut.

9. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

PIP.VERTRIX nie używa plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie korzysta z narzędzi zewnętrznych do mierzenia ruchu. Używamy wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania serwisu, dlatego nie wymagają one zgody (art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej):

Nazwa	Rodzaj	Do czego służy	Jak długo
`pip-language`	plik cookie	zapamiętuje wybrany język (PL/EN)	1 rok
`.AspNetCore.Antiforgery.*`	plik cookie	ochrona formularzy przed atakami CSRF	do zamknięcia przeglądarki
plik cookie logowania Microsoft	plik cookie	zabezpiecza powrót z logowania kontem Microsoft	kilka minut
`pip-auth-token`	pamięć przeglądarki (localStorage)	utrzymuje zalogowanie użytkownika	do wylogowania lub wygaśnięcia sesji
`pip-language`	pamięć przeglądarki (localStorage)	zapamiętuje wybrany język	do wyczyszczenia danych przeglądarki

Aplikacja mobilna PIP.VERTRIX przechowuje token sesji w bezpiecznym magazynie systemu (Keychain na iOS, Keystore na Androidzie) oraz wybrany język. Jeśli użytkownik włączy szybkie logowanie, w tym samym magazynie zapisywany jest skrót (hash) PIN-u, a po logowaniu hasłem — także dane logowania, używane wyłącznie do odnowienia sesji w PIP; dane biometryczne (odcisk palca, twarz) sprawdza system telefonu i nie trafiają ani do aplikacji, ani do PIP. Wylogowanie lub 5 błędnych PIN-ów usuwa te dane z telefonu. Aplikacja nie zawiera narzędzi analitycznych ani reklamowych.

Ustawienia plików cookie można zmienić w przeglądarce. Zablokowanie niezbędnych plików cookie lub pamięci przeglądarki uniemożliwi zalogowanie się.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy użytkowników w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://vertrix.space/polityka-prywatnosci.